‫استفاده از Workflow برای تغییر سطح دسترسی به یک سند پس از تایید آن

در این پست قصد دارم نحوه تغییر دسترسی یک سند را بیان کنم . مسئله : فرض کنید قرار است سندی در کتابخانه بارگذاری شود و پس از تغییرات و پالایش توسط فردی تایید (Approve) شود و پس از تایید ، دیگر تهیه کننده اولیه سند نمی‌تواند آن را ویرایش کند . با استفاده از workflow این روند را با هم پیش می‌گیریم .

یک کتابخانه به نام FinalApprovedLib در شیرپوینت ساخته و در شیرپوینت دیزاینر ان را انتخاب می‌کنیم : 

سپس وارد تنظیمات کتابخانه شده و روی List Workflow کلیک می‌کنیم : 

در پنجره نامی را برای چرخه کاری انتخاب می‌کنیم :  

درگام اول چرخه کاری ، یک Start Approval Process انتخاب می‌کنیم (از نوار action ریبون بالای پنجره قابل مشاهده است ؛ همچنین می‌توانید چند تا از حروف این گام را تایپ کنید تا به صورت خودکار لود شود) : 

سپس روی these users کلیک کرده تا تایید کننده را مشخص کنیم :

در این مرحله پنجره زیر باز شده و عنوان پیغام و محتوای آن را می‌نویسیم : 

سپس در بخش participants نام فرد ، گروه یا افرادی که می‌توانند این چرخه را تایید کنند را مشخص میکنیم :

در اینجا کاربری با نام usr1 باید بتواند این سند را تایید کند : 

روی add و سپس روی OK کلیک می‌کنیم : 

اگر در همین مرحله چرخه را publish کنیم می‌توانیم آن را در لیست چرخه‌های کاری لیست مشاهده کنیم :

در گام بعدی نیاز به یک impersonation Step داریم (اطلاعات بیشتر درباره این گام در اینجا و اینجا ) :

سپس واژه equal که پیش فرض است و سپس عبارت سمت راست تساوی که وضعیت چرخه است :

حال می‌خواهیم زمانی که سند تایید شده (شرط true بود) ، عملیات تغییر دسترسی اعمال شود :

گزینه replace list item permission را انتخاب می‌کنیم و مانند زیر آن را تنظیم می‌کنیم :

سپس دسترسی جدید او : 

و تایید تنظیمات اعمال شده (می توانید تغییرات را در گام تعریف شده مشاهده کنید) :

حال چرخه کاری را ذخیره و publish می‌کنیم:

حال اگر workflow‌های کتابخانه را بررسی کنیم ، می‌توانیم ذخیره شدن این چرخه را در کتابخانه ببینیم :

فقط نکته ای که نباید فراموش شود ، نحوه start شدن workflow است که باید ان را نیز تنظیم کنیم :

در همان شیرپوینت دیزاینر روی چرخه کاری کلیک راست می‌کنیم و در تنظیمات چرخه کاری ، مانند زیر عمل می‌کنیم تا به محض افزودن یا اعمال تغییرات در سند ، چرخه کاری فراخوانی شود :

با نام کاربری usr2 این سند را بارگذاری می‌کنیم :

اگر به Task List سایت مراجعه کنیم می‌توانیم آغاز شدن چرخه کاری و پیغام فرستاده شده آن را ببینیم :

حال اگر کاربر usr1 که در بالا عملیات تایید به او انتساب داده شد ، آیتم Task list خود را باز کند ، پنجره زیر را خواهد دید :

و پس از تایید او دکمه ویرایش برای usr2 (که سند را ایجاد کرده بود) غیر فعال می‌شود :

- نکته اینکه در صورتی که usr2 مجدد سندی را با همان نوع و نام بارگذاری کند ، سیستم به او پیغام می‌دهد که دسترسی برای این کار را ندارد 

موفق باشید